Struktureret beregning af genbestillingspunkter og sikkerhedslagre - en nødvendig disciplin!
Jeg må desværre konstatere, at få af de virksomheder som jeg gennem tiderne har besøgt, beregner deres genbestillingspunkter og sikkerhedslagre - på råvarer, mellemvarer, færdigvarer - struktureret. Med struktureret mener jeg ud fra en defineret formel og i et regelmæssigt interval.Resultatet er, at der er alt for store lagre på nogle varer, alt for små lagre på andre varer - og trods et stort lager, så løber man ofte tør for varer. Samtidig vil man aldrig kunne forlange af en indkøber, at m/k skal kunne håndtere op til flere tusinde råvarer manuelt. Der skal et beregningsprincip til at hjælpe!Hvordan bestemmer man så lagerniveauerne i virksomheder hvor man ikke beregner hvor meget der skal ligge på lagrene?
Sikkerhedslagre og genbestillingspunkter fastlægges impulsivt
I de mange virksomheder, hvor beregning af genbestillingspunkter og sikkerhedslagre ikke sker struktureret, sker det ofte rent impulsivt.Eksempler:
En produktionsmedarbejder brokker sig over manglende lager på en vare - der bestilles hjem - og genbestillingspunktet hæves lidt.
Lagrene er høje og ledelsen vil have dem reduceret. Der skrues ned på de store numre - det er lettest.
Der er ofte problemer med en leverandør. Genbestillingspunkterne skrues op.
Osv.
Er ovenstående noget du kan genkende fra egen virksomhed?
Hvad er et genbestillingspunkt og hvad er et sikkerhedslager?
Genbestillingspunktet er der hvor ERP-systemet (Movex, SAP, Navision, C5) foretager en bestilling. Afhængig af den valgte opsætning i systemet, så vil ERP-systemet typisk foretage en bestilling når det frie lager (fysisk lager minus booket lager) har nået genbestillingspunktet. Dvs. at genbestillingspunktet skal være så højt, at det dækker det normale forbrug i genopfyldningstiden fra leverandøren.Men forbruget kan afvige fra det normale. Derfor skal der også være et sikkerhedslager til at tage “uventede udsving”. Faktisk er de ikke så uventede, for man kan teoretisk beregne størrelsen på de udsving der har været historisk.
Beregning af genbestillingspunkt og sikkerhedslager
Fra statistik-teorien har vi, at der kan beregnes sandsynligheder for, at man ex. løber tør på et lager. Der er tale om formler, som tager udgangspunkt i den fordeling som forbruget på en vare har.Typisk vil en vare - med et rimeligt forbrug - antage en normalfordelt afsætningskurve (se nedenstående figur eller læs her). Ved en normalfordelt kurve kan lagerniveauet beregnes således:
Genbestillingspunkt = Leveringstid x Gennemsnitlig forbrug (husk at regne i samme enheder - ex. uger).
Sikkerhedslager = Standardafvigelse x Det ønskede serviceniveau x Kvardratroden af leveringstiden (husk igen samme enheder).
Genbestillingspunktet vil nu dække det gennemsnitlige forbrug i leveringstiden fra leverandøren.Sikkerhedslageret vil dække “normale udsving” i aftrækket. Beregning af standardafvigelse kan automatisk ske i Excel. Det ønskede serviceniveau - også kaldet z-værdien - fastlægges strategisk. Z-værdien er et udtryk for, hvor stor en del af arealet under den normalfordelte kurve, der skal dækkes af lageret. Altså fastlægger man strategisk, hvor god en service man ønsker - og dermed også hvor meget man vil binde på lageret. Til lagerberegning bruger man den akkumulerede Z-værdi - se nedenstående figur - hvor eksempelvis en Z-værdi på 2 giver en teoretisk servicegrad på 97,7%.Jeg uddyber gerne ovenstående hvis det er relevant! Det er godt nok ettere at forklare på en tavle
Hvordan gør man rent praktisk?
En opskrift kunne ex. være (råvarelager):
Download forbrugsdata på samtlige indkøbte råvarer det sidste år. Data skal være i forbrug per uge!
Download samtidig leveringstiden fra ERP-systemet per råvare (data skal være påligelige!).
Læg data ind i et excel regneark.
Først beregnes genbestillingspunktet. Omregn leveringstiden til uger (hvis det ikke er standard). Gang denne værdi med det gennemsnitlige forbrug per uge. Så har du genbestillingspunktet.
Ved beregning af sikkerhedslageret antager vi, at der er tale om et normalfordelt forbrug. Lad excel beregne standardafgivelsen på forbrugsdataene per uge. Vælg det ønskede serviceniveau fra råvarelageret - ex. 97,7% - og gang standardafvigelsen med 2. Gang til sidst med kvardratroden (brug excel) af leveringstiden. Så har du det teoretiske sikkerhedslager.
Download nu de nuværende data (genbestillingspunkt og sikkerhedslager) fra virksomhedens ERP-system. Prøv at sammenligne data! Resultatet kan være skræmmende!!
Husk at evaluere de beregnede data. Hvis der ex. er få data på et varenummer, vil der sandsynligvis ikke være tale om en normalfordelt afsætning - og dermed vil beregningen være behæftet med fejl. Men husk samtidig, at der måske slet ikke skal være lager hvis der er få data. Til at beslutte hvilke varer der skal være på de enkelte lagre bør man foretage en produktkategorisering (ABC-kategorisering) (læs mere her eller download en præsentation af produktkategorisering her).
Også til teoretisk beregning af Kanban
Ovenstående kan selvfølgelig også bruges til at beregne Kanban-niveauer. Alternativet til ovenstående beregning er, at man tæller de fysiske kasser i reoler og tilpasser ud fra om antallet af kasser er stigende/faldende (læs mere om det simple Kanban-princip her).
“Husk at strukturere beregningen af genbestillingspunkter og sikkerhedslagre!”
Af Mikkel SmithFlexInfoNet
Figur: Normalfordeling og akkumulerede Z-værdier:
